「取引先から届いたPDFの請求書が増えてきて、Excelで一覧にしたい」——毎月の支払管理や経理の確認で、よくある悩みです。この記事では、PDFの請求書をExcelで管理する方法を、手間とできることの違いから整理します。
Excel作業を効率化する方法の全体像は、Excel作業を自動化する方法7選で紹介しています。
PDF請求書をExcelで管理するメリット
- 請求書番号・請求日・金額・支払期限を、1つの表で見比べられる
- 支払期限や金額で並べ替え・絞り込みができる
- 合計金額の確認や、月ごとの集計がしやすくなる
PDF請求書を一覧にする主な方法
方法1：手入力する
PDFを開いて、必要な項目をExcelに1件ずつ入力します。件数が少なければ確実ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスも起きやすくなります。
方法2：PDFからコピーして貼り付ける
PDF上の文字を選んでコピーし、Excelに貼り付ける方法です。文字が入っているPDFであれば使えますが、貼り付けた後に、セルを整える手間が出ることがあります。
方法3：Excelの機能やVBAで効率化する
Excelのバージョンによっては、Power Queryの「PDFから」の取り込み機能が使える場合があります。また、VBAを使って自動化する方法もあります。ただし、請求書の書式が取引先ごとに違う場合は、設定やコードの調整が必要になり、初心者には少しハードルが高くなります。
方法4：専用のツールを使う
請求書の読み取りに特化したサービスやソフトもあります。多くの請求書を継続して処理する場合に向いていますが、料金や、取り込んだデータの扱いについて、事前の確認が必要です。
一覧に持たせたい項目
まずは、次の5項目から始めると管理しやすくなります。
- 請求書番号
- 請求日
- 請求元（取引先名）
- 金額
- 支払期限
あとから必要になる項目（支払済みかどうか、担当者、メモ欄など）は、Excelで列を追加して管理できます。
読み取るときの注意点
- 紙をスキャンした画像のPDFは、文字として読み取れない場合があります
- 書式が取引先ごとに違うため、項目の位置が同じとは限りません
- 金額・日付は読み取りミスが起きやすいため、必ず元のPDFと見比べて確認してください
- 請求書には取引先の情報が含まれます。社内のルールに従って扱ってください
請求書の保存の要件（電子データの保存ルールなど）は、国税庁などの公式情報や、社内・顧問の担当者に確認してください。この記事は、一覧化の作業を整理するもので、経理や税務の判断をするものではありません。
どの方法が向いているか
- 月に数件程度 → 手入力やコピーで十分な場合が多い
- 月に数十件以上で、同じ形式が多い → Excelの機能やVBA、ツールを検討
- 取引先ごとに書式がばらばら → 専用ツールを検討、または読み取り後の確認を前提に運用する
無料ツールで一覧化を試す
「まずは手元のPDFで試してみたい」場合は、ブラウザで使える無料ツールも選択肢です。mars worksが公開しているPDF請求書の一覧化ツールは、複数のPDF請求書から「請求書番号・請求日・請求元・金額・支払期限」を読み取り、一覧にしてCSVで保存できるツールです。CSVはExcelで開けます。
- 複数のPDFをまとめて選べます
- 「一覧にする」ボタンで処理します
対応しているのは、文字が入っているPDFです。紙をスキャンした画像のPDFは読み取れません。パスワード保護されたPDFは、解除してから使ってください。請求書の書式によっては、項目が正しく読み取れない場合があるため、結果は必ず元のPDFと見比べて確認してください。
ほかの無料ツールは、Excel自動化の無料ツールまとめで紹介しています。
PDFから一覧にする項目の決め方や取り込み方は、PDFの情報をExcelで一覧にする方法で解説しています。
ツールで解決しないときは
書式がばらばらで読み取れない場合や、どの方法が合うか整理したい場合は、ココナラのExcel・VBAの困りごと相談もあります。ファイルやマクロを作成・修正するものではなく、考えられる対応方法と次に確認することを文章でお渡しするサービスです。購入は前提にしていません。
まずは、手元の請求書から数件を選んで、一覧にしたい項目を書き出してみてください。
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※シートの見本はすべて架空のデータで、実際の取引実績ではありません。本シートの利用結果や、会計・税務上の適合性を保証するものではありません。
