Excelを使った仕事では、「毎回同じデータを入力している」「複数のファイルをまとめるのに時間がかかる」「同じような集計を何度も繰り返している」といった作業が発生しがちです。
こうした作業の中には、Excelの機能やVBA、生成AI、Webツールなどを活用することで効率化できるものがあります。
ただし、すべての作業をいきなり自動化する必要はありません。
まずは「どんな作業に時間がかかっているのか」を整理し、その作業に合った方法を選ぶことが大切です。
この記事では、AIとExcelを組み合わせて仕事を効率化する方法を、初心者向けにまとめます。
Excel自動化の方法を順番に整理した記事もあります。Excel作業を自動化する方法7選
AI×Excelでできる仕事効率化とは
Excel業務の効率化というと、難しいプログラムを作るイメージがあるかもしれません。
実際には、もっと身近なところから始められます。
たとえば、
- 毎回使う計算式を関数で処理する
- 複数のCSVファイルをまとめる
- 同じ形式のデータを整理する
- 繰り返し操作をマクロやVBAで自動化する
- 分からない関数やVBAについて生成AIに相談する
といった方法があります。
大切なのは「AIを使うこと」や「VBAを使うこと」自体を目的にしないことです。
今まで10分かかっていた作業を短くできる、入力ミスを減らせる、繰り返し作業を減らせる、といった実際の業務改善につながる方法を選びましょう。
Excel業務で生成AIが役立つ場面
生成AIは、Excelそのものの代わりというより、Excel作業をサポートする役割で活用できます。
たとえば「この条件を満たすExcel関数を作りたい」と相談したり、「このVBAコードでエラーが出る原因を調べたい」と質問したりできます。
また、やりたいことは決まっているものの、どの方法で自動化すればよいか分からない場合に、実現方法を整理する用途にも使えます。
一方で、生成された関数やVBAコードが常に正しいとは限りません。
特に業務で利用する場合は、サンプルデータで確認するなど、人が結果をチェックする工程を残しておくことが重要です。
Excel自動化の主な方法
Excelを効率化する方法はVBAだけではありません。
作業内容によって、
- Excel関数
- テーブルなどの標準機能
- Power Query
- マクロ
- VBA
- 生成AI
- Webツール
などを使い分けられます。
たとえば、同じ形式の複数ファイルを定期的にまとめる作業ではPower Queryも選択肢になります。Power Queryには、フォルダー内の同じ構造を持つ複数ファイルを結合し、1つのテーブルとして扱う機能があります。
逆に、複雑な操作を決まった順番で繰り返したい場合は、マクロやVBAが適していることもあります。
「自動化＝VBA」と最初から決めず、作業に合った方法を選ぶのがポイントです。
生成AIを使ったExcel・VBA活用
生成AIを利用すると、VBAをすべて自分でゼロから記述しなくても、コード作成を補助してもらうことができます。
たとえば、
- 「指定したフォルダーにあるファイルを順番に処理したい」
- 「特定の条件に一致する行だけ別シートへ移したい」
といった要件を文章で整理し、実装方法やコード案を考えてもらう使い方です。
ただし、重要なのはコードを生成して終わりにしないことです。
何を入力し、どのような結果になるのかを確認し、小さなデータでテストしてから実際の業務に使う方が安全です。
自動化しやすいExcel作業
特に自動化を検討しやすいのは、同じ手順を繰り返している作業です。
たとえば、
- CSVファイルの結合
- データの転記
- 定型的な集計
- ファイル名の整理
- 決まった形式の帳票作成
- PDFなどから必要情報を一覧化する作業
などがあります。
たとえば複数のCSVを毎回手作業でコピーしているなら、Excelの機能やツールを利用することで作業量を減らせる可能性があります。
無料で試せるExcel効率化ツール
Excel業務のちょっとした困りごとに使える無料のWebツールを、3種類公開しています。
- CSVまとめツール：複数のCSVファイルを1つにまとめます(Shift_JISとUTF-8の混在にも対応)
- マクロ健康診断：貼り付けたVBAコードから、動かなくなりやすい書き方を検出します
- PDF請求書の一覧化：PDFの請求書から請求書番号・日付・金額などを抽出してCSVにします
AI×Excelを学ぶ方法
AIやExcelの自動化を身につける方法は一つではありません。
無料の記事や動画などを使って独学する方法もあれば、書籍やオンライン講座などを利用して体系的に学ぶ方法もあります。
最初から有料サービスを利用する必要があるとは限りません。
まずは自分が「Excelを効率化したいのか」「VBAを覚えたいのか」「生成AIそのものを仕事で活用したいのか」を整理すると、必要な学習内容を判断しやすくなります。
AI×Excel関連記事まとめ
AIとExcelを使った業務効率化では、最初から大きな仕組みを作る必要はありません。
まずは日々の仕事の中から「何度も繰り返している作業」「時間がかかっている作業」「入力ミスが起きやすい作業」を一つ探してみてください。
そこから関数、Excel標準機能、Power Query、VBA、生成AI、Webツールなど、その作業に合った方法を選んでいきます。
AIとExcelは、すべてを一度に覚えるよりも、実際の仕事で困っている作業を一つずつ改善しながら身につけていく方が取り組みやすくなります。
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